在“保護音像表演外交會議”一號會議室旁，有一個看上去有點像傳達室分信箱似的文件柜。中青旅綜合服務(wù)組的陳妍向記者介紹說，這個文件柜是“世界知識產(chǎn)權(quán)組織”（WIPO）要求中方按照聯(lián)合國文件柜的制式特意打造的。
由于不同國家、不同地區(qū)的現(xiàn)狀、利益、需求都不相同。這個國家集團關(guān)心的條款也許是另一個國家集團認(rèn)為已不需修改的，而有一個國家或一個地區(qū)集團出現(xiàn)爭議，會議就得等爭議國家或地區(qū)集團內(nèi)部討論達成一致后才能形成新文本，所以會有很多臨時性文件需要馬上印出并準(zhǔn)備給那些需要的國家代表。
“你別看就是一個文件柜，但從開始接任務(wù)到最終完成卻花了三個多月的時間。WIPO對細(xì)節(jié)的要求很嚴(yán)格。文件柜每個格子都要能放下幾百張A4紙的文件，而且格子要足夠多，以供WIPO分配文件編碼。比如說從A到Z。聯(lián)合國會議的一個特點是，與會代表所需要的文件很多時候是不同的。這個代表可能要A、W文件，另一個可能要D、L、S文件。我們最先按照WIPO給的照片做了一個文件柜，但完工后發(fā)現(xiàn)它太沉了，六七個小伙子都抬不動。于是我們就把它分為兩半，并加寬了下半部以求穩(wěn)固。這個因地制宜的修改也得到了WIPO的認(rèn)可”，陳妍告訴記者。
最開始，中青旅為文件服務(wù)臺配備了四名工作人員。結(jié)果在會議第一天就出現(xiàn)了“狀況”：“在會議茶歇的時候，很多代表都到文件臺取要文件，出現(xiàn)了排隊的現(xiàn)象。工作人員打電話緊急匯報情況，我們馬上增派了一倍的人手過去。經(jīng)歷這次我們就知道了，原來聯(lián)合國會議的代表習(xí)慣在茶歇的時候取文件，而不是像大多數(shù)會議那樣在會前或會后?！?nbsp;
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